Benutzerhandbuch für Teams und Gruppierungen im XOGO Manager

1. Einleitung

Wir freuen uns sehr, Ihnen Teams und Gruppierung in XOGO Manager vorstellen zu dürfen – leistungsstarke neue Funktionen für Organisationen mit größeren Teams oder umfangreichen Digital-Signage-Netzwerken. Diese Werkzeuge bieten mehr Organisation, Zusammenarbeit und Kontrolle und sind auf die Bedürfnisse derjenigen zugeschnitten, die mehrere Benutzer oder zahlreiche Displays verwalten.

2. Für wen dieses Handbuch gedacht ist

Dieses Handbuch ist in erster Linie aus der Perspektive eines Company Administrators geschrieben. Administratoren haben vollen Zugriff auf alle Funktionen von Teams & Grouping, einschließlich der Aktivierung der Funktion, der Erstellung von Teams, der Verwaltung von Benutzern und der Konfiguration von Player Groups.

Sub-Usern (Nicht-Administratoren) wird je nach den Berechtigungen, die ihr Administrator zugewiesen hat, ein eingeschränkter Funktionsumfang angezeigt. Wenn Sie ein Sub-User sind und nicht auf eine in diesem Handbuch beschriebene Funktion zugreifen können, wenden Sie sich bitte an Ihren Company Administrator, um Ihre Berechtigungen zu überprüfen oder zu aktualisieren.

3. Admin vs. Sub-User: Was jede Rolle tun kann

Sub-User: Wenn eine oben aufgeführte Funktion für Sie nicht sichtbar oder zugänglich ist, wurde sie wahrscheinlich von Ihrem Administrator eingeschränkt. Wenden Sie sich an Ihren Company Administrator, um eine Änderung Ihrer Berechtigungen anzufragen.

4. Anmelden

1. Rufen Sie XOGO Manager auf (https://manager.xogo.io)

2. Geben Sie Ihre registrierte E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.

3. Klicken Sie auf Login, um auf Ihr Dashboard zuzugreifen.

5. Teams & Player Grouping

i. Überblick

Mit Teams können Sie (Admin) eigenständige Benutzergruppen innerhalb Ihres Kontos erstellen, um Berechtigungen, Zugriff und Content-Workflows besser zu verwalten. Diese Funktion ist ideal für Organisationen mit mehreren Mitarbeitenden, die an verschiedenen Standorten oder Bildschirmen arbeiten.

Die Funktion Teams im XOGO Web Manager ermöglicht die gemeinschaftliche Verwaltung von Players, Playlists und anderen Assets.

ii. Teams & Grouping aktivieren

1. Klicken Sie auf das Einstellungs-/Zahnradsymbol > Go to Profile > Teams and Player Grouping unter Workspace.

2. Klicken Sie auf Enable Teams and Grouping.

iii. Teams & Grouping deaktivieren

Das Deaktivieren von Teams & Grouping ist ein begleiteter Vorgang, der mit Unterstützung des XOGO Supports durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass keine Daten oder Player-Konfigurationen verloren gehen.

1. Navigieren Sie zu Profile > Profile & Settings > Teams and Player Grouping unter Company.

2. Klicken Sie auf Request Reset to Basic Mode.

3. Nach dem Absenden wird automatisch ein Support-Ticket erstellt.

4. Ein Mitarbeiter des XOGO Supports wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Informationen einzuholen und Sie durch den Prozess der Deaktivierung der Funktion zu begleiten.

Hinweis: Versuchen Sie nicht, Teams oder Player Groups manuell zu löschen, um diese Funktion zu deaktivieren. Wenn Sie dies tun, ohne die Player zuvor zu verschieben, funktionieren diese Player nicht mehr und alle zugehörigen Inhalte gehen verloren. Verwenden Sie immer die Option Request Reset to Basic Mode, um den Vorgang sicher einzuleiten.

iv. So verwenden Sie Teams

Sobald Teams & Grouping aktiviert ist, erscheint in der Seitenleiste unter dem Bereich Widgets ein Abschnitt Teams.

1. Navigieren Sie über die Seitenleiste zu Teams.

2. Klicken Sie auf Add New, um:

· Benutzer per E-Mail einzuladen

· ein neues Team zu erstellen

· eine neue Player Group zu erstellen

v. So erstellen Sie ein neues Team:

1. Klicken Sie auf Add New → Team.

2. Geben Sie einen gültigen Team Name ein.

3. Wählen Sie die hinzuzufügenden Benutzer aus, indem Sie auf das +-Symbol klicken.

4. Klicken Sie auf Create Team, um den Vorgang abzuschließen.

5. Nach der Erstellung erscheint das Team sofort im Fenster Teams unter My Teams.

6. Um ein Team anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf Manage Team.

7. Sobald sich das Verwaltungsfenster öffnet, klicken Sie oben rechts auf Edit Team, um weitere Änderungen vorzunehmen, etwa um weitere Mitglieder hinzuzufügen.

8. Um die rollenbasierten Berechtigungen eines Benutzers zu aktualisieren, klicken Sie auf das Edit-Symbol neben seinem Namen. Um einen Benutzer zu entfernen, klicken Sie auf das Delete-Symbol.

Rollenberechtigungen:

· Admin – Vollzugriff auf alle Funktionen und Einstellungen.

· User – Eingeschränkter Zugriff auf Grundlage der zugewiesenen Berechtigungen.

Hinweis: Nur Company Administratoren können Teams erstellen, Benutzer zuweisen und rollenbasierte Berechtigungen verwalten, etwa das Hochladen, Bearbeiten oder Löschen von Assets, Playlists und Players.

vi. So laden Sie Benutzer ein

1. Klicken Sie auf Add New → Users.

2. Geben Sie die erforderlichen Angaben im Formular Invite User ein.

3. Klicken Sie auf Invite User.

4. Der Benutzer erhält eine E-Mail-Einladung, Ihrem Konto beizutreten.

vii. Player gruppieren

Organisieren Sie Ihre Digital-Signage-Player in überschaubaren Gruppen, die jeweils von einem festgelegten Team betreut werden. Die Gruppierung vereinfacht die Bereitstellung von Inhalten, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für eine effiziente Verwaltung Ihres Signage-Netzwerks.

Die Funktion Player Grouping ermöglicht es Ihnen, mehrere Player in einer einzigen Gruppe zu organisieren, was die Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten im großen Maßstab vereinfacht.

viii. So erstellen Sie eine Player Group:

1. Navigieren Sie zu Teams → Add New → Player Group.

2. Geben Sie alle erforderlichen Angaben ein, darunter:

· Group Name

· Team (wählen Sie das passende Team aus)

· Playlist (optional – kann später zugewiesen werden)

· Players (optional – können später zugewiesen werden)

Hinweis: Playlists und Players können bei der Erstellung leer gelassen werden. Teammitglieder können später Inhalte hinzufügen, Playlists erstellen und Players zuweisen.

3. Klicken Sie auf Create Player Group, um den Vorgang abzuschließen.

4. Um die neue Player Group anzuzeigen, navigieren Sie zurück zur Ansicht Teams, klicken Sie für das betreffende Team auf Manage Team und wählen Sie dann den Tab Player Groups.

5. Sie können Ihre erstellten Player Groups auch anzeigen, indem Sie zur Seite Players navigieren und das Symbol oben rechts auf der Seite umschalten, wie im Screenshot unten gezeigt.

6. Die Liste der Player Groups zeigt den Namen jeder Gruppe, die Anzahl der zugewiesenen Player und alle zugehörigen Playlists an.

7. Um innerhalb desselben Teams weitere Player Groups hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf Add Player Group.

8. Um eine bestehende Player Group zu bearbeiten, klicken Sie auf der Seite Player Groups auf das Edit-Symbol. Von dort aus können Sie:

· Player hinzufügen oder entfernen.

· Die Standard-Playlist ändern.

· Einzelnen Players benutzerdefinierte Playlists zuweisen.

· Klicken Sie auf Save, sobald die Änderungen vorgenommen wurden.

Hinweis: Player Grouping ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die mehrere Bildschirme oder Standorte verwalten, die eine synchronisierte oder einheitliche Bereitstellung von Inhalten erfordern.

ix. So löschen Sie ein Team oder eine Player Group

Nur Company Administratoren können Teams oder Player Groups löschen.

So löschen Sie ein Team:

1. Navigieren Sie zu Teams > Team auswählen > Manage Team.

2. Klicken Sie oben rechts auf Edit Team.

3. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Delete Team.

Hinweis: Durch das Löschen eines Teams werden alle Inhalte, Playlists und Players, die mit diesem Team verknüpft sind, dauerhaft gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Es können nur benutzerdefinierte Teams gelöscht werden. Das Default Team kann nicht gelöscht werden.

So löschen Sie eine Player Group:

1. Navigieren Sie zu Teams > Team A > Manage Team > Player Groups.

2. Klicken Sie auf das Delete-Symbol neben der Player Group, die Sie entfernen möchten.

Hinweis: Es können nur benutzerdefinierte Player Groups gelöscht werden. Die Default Group kann nicht gelöscht werden. Wenn eine Player Group Players enthält, werden diese Players zusammen mit der Gruppe ebenfalls dauerhaft gelöscht.

x. Inhalte und Playlists in neuen Teams

Jedes neue Team wird als separates Konto behandelt und teilt keine Inhalte mit Ihrem Default Team. Wenn Sie in einem neuen Team arbeiten, müssen Sie die Inhalte eigenständig einrichten.

Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie ein neues Team einrichten (z. B. Team A):

1. Klicken Sie auf das oben mittig angezeigte Symbol „Standard“, um die Teamansicht zu öffnen. Wählen Sie ein Team aus der Dropdown-Liste aus, um zu diesem Team zu wechseln.

2. Laden Sie Inhalte hoch und erstellen Sie eine Playlist innerhalb von Team A, bevor Sie sie Players zuweisen.

3. Fügen Sie Players zu Team A hinzu – entweder, indem Sie einen neuen Player erstellen, oder indem Sie einen bestehenden Player aus Ihrem Default Team verschieben.

Hinweis: Players, die aus dem Default Team verschoben werden, erhalten keine automatisch zugewiesene Playlist. Sie müssen manuell eine zuweisen.

So weisen Sie verschobenen Players über Player Groups eine Playlist zu:

1. Navigieren Sie zu Teams > Team A > Manage Team > Player Groups.

2. Klicken Sie auf das Edit-Symbol (Stift) der betreffenden Player Group.

3. Wählen Sie aus dem Dropdown eine Default Playlist aus und klicken Sie auf Save.

Dies ist ideal, wenn alle Players in der Gruppe denselben Inhalt anzeigen sollen.

Um einzelnen Players unterschiedliche Playlists zuzuweisen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

· Navigieren Sie zur Seite Player Groups unter Team A und wählen Sie für jeden Player einzeln Custom Playlist aus.

· Oder navigieren Sie zur Seite Players, öffnen Sie jeden verschobenen Player und weisen Sie manuell eine Playlist zu.

xi. So verschieben Sie Players zwischen Teams und Groups

Das Verschieben von Players zwischen Teams und Groups ist besonders dann notwendig, wenn ein Administrator ein Team oder eine Player Group löschen muss. Stellen Sie vor dem Löschen eines Teams oder einer Player Group sicher, dass alle darin enthaltenen Players neu zugewiesen wurden. Wird ein Team oder eine Gruppe gelöscht, während noch Players zugewiesen sind, funktionieren diese Players nicht mehr und alle zugehörigen Inhalte gehen verloren.

Diese Funktion ist auch für große Organisationen nützlich, die Players über verschiedene Gruppen hinweg neu organisieren müssen.

Es gibt zwei Methoden, um Players zwischen Teams oder Groups zu verschieben:

Methode 1: Über die Players-Ansicht

1. Navigieren Sie in XOGO Manager zu Players.

2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) bei einem beliebigen Player und wählen Sie Move Player To.

3. Wählen Sie im Dialogfeld das Ziel-Team und die Ziel-Player Group aus und klicken Sie dann auf Move.

3. Vergewissern Sie sich, dass der Player erfolgreich in das ausgewählte Team und die ausgewählte Group verschoben wurde.

So verschieben Sie Players in großen Mengen:

1. Klicken Sie auf die Option Select neben dem Filter-Symbol oben in der Players-Ansicht.

2. Wählen Sie alle zu verschiebenden Players aus, klicken Sie auf Select Bulk Actions und wählen Sie Move Players.

3. Befolgen Sie Schritt 3 oben, um den Massen-Verschiebevorgang abzuschließen.

Hinweis: Mit demselben Workflow über Select Bulk Actions können Sie Players auch in großen Mengen löschen oder neu starten.

Methode 2: Über die Teams-Ansicht

4. Navigieren Sie in XOGO Manager zu Teams.

5. Klicken Sie für das betreffende Team auf Manage Team.

6. Wählen Sie den Tab Player Groups.

7. Klicken Sie auf das Edit-Symbol bei der gewünschten Gruppe.

8. Klicken Sie auf Select, um Players aus der Liste auszuwählen.

9. Klicken Sie auf das Dropdown Select Bulk Actions, um aus den folgenden Optionen zu wählen:

· Move Players — Weist ausgewählte Players einem anderen Team oder einer anderen Group neu zu.

· Apply to Players — Weist allen ausgewählten Players dieselbe Playlist zu

10. Wählen Sie Move Players, um Players zwischen Teams oder Groups neu zuzuweisen.

11. Wählen Sie Apply to Players, um allen ausgewählten Players dieselbe Playlist anzuzeigen.

6. Tipps für eine effiziente Nutzung

· Verwenden Sie Player Groups, um die Verwaltung großer Player-Mengen zu vereinfachen.

· Behalten Sie eine einheitliche Namenskonvention für Assets, Playlists, Planners, Teams und Groups bei.

· Halten Sie Ihre Library organisiert, um die Erstellung von Inhalten zu erleichtern.

· Steigern Sie die Aufmerksamkeit der Betrachter mit Widgets und Overlays.

· Nutzen Sie Teams für strukturierte Zusammenarbeit und rollenbasierte Zugriffssteuerung.

· Administratoren: Wenn Sie Teams oder Player Groups löschen, müssen Sie zuvor alle vorhandenen Players in ein neues oder bestehendes Team bzw. eine neue oder bestehende Group verschieben. Andernfalls funktionieren diese Players nicht mehr und alle zugehörigen Inhalte gehen verloren.

· Sub-User: Wenn Sie auf Zugriffsbeschränkungen stoßen, wenden Sie sich an Ihren Company Administrator, um Ihre Berechtigungen anzupassen.

7. Hilfe erhalten

Wenn Sie Unterstützung benötigen:

· Klicken Sie auf das Symbol der Chat-Box unten in der XOGO Manager-Oberfläche – es kann die meisten häufigen Fragen schnell beantworten.

· Wenn Ihr Anliegen damit nicht gelöst wird, wenden Sie sich an den XOGO Support, um weitere Unterstützung von unserem Team zu erhalten.